Pendaftaran Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) 2026 segera dibuka. Salah satu dokumen paling krusial yang kerap menjadi momok bagi calon pelamar adalah ijazah yang telah dilegalisir.
Padahal, proses pengesahan dokumen ini sebenarnya cukup mudah jika mengetahui prosedur dan lokasi yang tepat. Dokumen ini menjadi syarat mutlak yang tak bisa ditawar.
Legalisir ijazah sendiri merupakan proses pembubuhan cap dan tanda tangan resmi oleh institusi pendidikan pada fotokopi ijazah. Tujuannya jelas, yakni membuktikan keaslian dokumen dan memastikan ijazah tersebut dikeluarkan oleh lembaga yang sah. Tanpa validasi ini, berkas pendaftaran berisiko besar ditolak panitia seleksi.
Urgensi Legalisir untuk Seleksi CPNS 2026
Dalam seleksi CPNS 2026, legalisir berfungsi sebagai validasi kualifikasi pendidikan. Panitia seleksi tidak akan menerima fotokopi biasa atau bahkan ijazah asli tanpa adanya pengesahan dari instansi berwenang.
Perlu dicatat, standar utama yang diminta Badan Kepegawaian Negara (BKN) umumnya adalah legalisir basah. Ini berarti dokumen harus memiliki cap stempel asli dan tanda tangan pejabat, bukan sekadar hasil scan atau cetakan digital biasa.
Meskipun beberapa kampus besar seperti UI, ITB, dan UGM sudah menyediakan e-legalisir dengan QR code, BKN masih menjadikan legalisir basah sebagai standar utama untuk verifikasi fisik. E-legalisir sebaiknya disiapkan hanya sebagai bukti tambahan atau cadangan.
Pihak yang Berwenang Melakukan Pengesahan
Proses ini memiliki aturan ketat mengenai siapa yang berhak membubuhkan tanda tangan. Salah alamat sedikit saja, dokumen bisa dianggap tidak sah.
- Ijazah SMA/SMK/Sederajat: Dilakukan di sekolah asal, biasanya oleh Tata Usaha (TU) dengan pengesahan Kepala Sekolah. Jika sekolah sudah tutup atau ganti nama, pengurusan dialihkan ke Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota setempat.
- Ijazah Diploma/Sarjana/Magister/Doktor: Dilakukan di perguruan tinggi asal, tepatnya di bagian akademik atau rektorat.
- Ijazah Luar Negeri: Memerlukan proses panjang mulai dari institusi penerbit, penerjemah tersumpah, Kementerian Luar Negeri, hingga Kedutaan Besar Indonesia di negara terkait.
- Kampus Tidak Aktif: Jika perguruan tinggi sudah tidak beroperasi, proses diarahkan ke Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi (LLDIKTI) wilayah setempat.
Daftar Dokumen yang Wajib Disiapkan
Sebelum meluncur ke lokasi legalisir, kelengkapan berkas harus diperiksa agar tidak perlu bolak-balik. Berikut daftar dokumen kuncinya:
- Ijazah asli (hanya untuk dicocokkan, tidak diserahkan).
- Fotokopi ijazah sesuai kebutuhan (disarankan 3-5 lembar).
- Transkrip nilai asli dan fotokopi.
- KTP asli beserta fotokopi.
- Kartu mahasiswa atau kartu alumni (khusus perguruan tinggi).
- Surat pengantar dari instansi (jika diminta).
- Materai secukupnya (Rp10.000 per lembar per tahun 2026).
Dokumen tambahan seperti surat keterangan lulus (jika ijazah belum terbit) atau surat keterangan ganti nama mungkin diperlukan dalam kondisi tertentu.
Prosedur Pengurusan di Sekolah atau Kampus
Langkah-langkah pengurusan legalisir umumnya standar di berbagai institusi pendidikan. Berikut alurnya:
- Datang ke bagian administrasi atau Tata Usaha dengan dokumen lengkap.
- Serahkan fotokopi ijazah beserta tunjukkan ijazah asli untuk verifikasi data.
- Isi formulir permohonan yang disediakan.
- Lakukan pembayaran biaya administrasi jika diterapkan oleh institusi.
- Tunggu proses penandatanganan oleh pejabat berwenang.
- Ambil hasil legalisir sesuai jadwal yang diinformasikan petugas.
Rincian Biaya dan Estimasi Waktu
Terkait biaya, kebijakan setiap institusi bisa berbeda. Sebagian besar gratis, namun ada pula yang membebankan biaya administrasi. Berikut rincian estimasi biaya dan waktu prosesnya:
| Komponen | Keterangan / Estimasi |
|---|---|
| Biaya Administrasi | Gratis hingga berbayar (tergantung institusi) |
| Biaya Materai | Rp10.000 per lembar (sesuai aturan 2026) |
| Total Estimasi (3 lembar) | Rp30.000 – Rp100.000 |
| Waktu Proses | 1 hari (ekspres) hingga 3-5 hari kerja |
Beberapa kampus menyediakan layanan ekspres satu hari selesai dengan tarif yang sedikit lebih tinggi. Pastikan menanyakan opsi ini jika waktu sangat mendesak.
Solusi Jika Ijazah Hilang atau Rusak
Bagbagaimana jika ijazah asli hilang? Tidak perlu panik. Pemohon dapat mengurus Surat Keterangan Pengganti Ijazah (SKPI) di sekolah atau kampus asal.
Dokumen ini memiliki kekuatan hukum yang setara dengan ijazah asli. Syarat pengurusannya meliputi surat kehilangan dari Kepolisian, fotokopi ijazah (jika tersisa), KTP, Kartu Keluarga, dan surat pernyataan bermaterai. Proses penerbitan SKPI biasanya memakan waktu 7 hingga 14 hari kerja.
Pentingnya Legalisir Transkrip Nilai
Selain ijazah, transkrip nilai juga wajib dilegalisir. Dokumen ini krusial karena menunjukkan Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) yang harus memenuhi syarat formasi CPNS.
Prosesnya dilakukan bersamaan dengan legalisir ijazah di bagian akademik. Pastikan IPK yang tertera jelas dan sesuai dengan standar yang diminta instansi tujuan.
Waspada Pemalsuan dan Kanal Pengaduan
Panitia CPNS memiliki sistem verifikasi canggih untuk mendeteksi dokumen palsu, termasuk menghubungi institusi pendidikan secara langsung. Penggunaan jasa legalisir ilegal atau pemalsuan tanda tangan adalah tindak pidana yang berujung pada diskualifikasi permanen.
Jika menemukan kendala atau praktik pungutan liar (pungli) selama proses pengurusan, laporan dapat dilayangkan ke kanal resmi berikut:
- Kemendikbudristek: kemdikbud.go.id atau Call Center 177.
- Badan Kepegawaian Negara (BKN): bkn.go.id atau sscasn.bkn.go.id.
- Ombudsman RI: ombudsman.go.id atau Hotline 1500-935.
- Aplikasi LAPOR!: Dikelola oleh Kementerian PANRB.
Persiapan dokumen legalisir sebaiknya dilakukan jauh-jauh hari sebelum penutupan pendaftaran. Pastikan hasil fotokopi berkualitas baik agar tulisan dan cap terbaca jelas. Disarankan untuk menyiapkan minimal tiga rangkap dokumen legalisir sebagai langkah antisipasi.